這是我很喜歡的作者卡爾．紐波特 暨Deep Work深度工作力之後，針對於現代工作常態更深入的剖析，也就是如何從超載的email 世界中逃脫而出。
你有沒有聽過很多人，為了要『展現』自己的超高工作能力，常常會說『 啊～我的信箱有500封未讀郵件』，或是『我今天早上回了50封郵件』，並且對這個描述沾沾自喜。但是，多少封郵件真的是展現工作力的方式嗎？
不，其實並不然。更多的email 並不代表更好的工作能力，只能代表你被資訊超載了。
作者先從現代常見工作模式談起，有一個人在郵件上提出一個問題，隨之而來的人就不斷地在這個郵件串上回復，隨著一來一往，訊息變得零碎且沒有共識，後面加入的人常常需要從一長串的郵件回覆中去推敲發生了什麼事。
這就是本書提到的『過動蜂巢思維』的工作方式，指的是你的工作因為一來一往的對話造成的碎片式的效率低落，這裡的工作永不結束，總是會用各種的臨時、碎片式、無結構的訊息流動方式展開，這種工作流作者稱之為『過動蜂巢思維』。
作者身為鑽研各種生產力著名的專家，總結出最佳生產力的其中一個方式，就是盡量在某一個時段只專注在一件事情上，避免多工進行。
在『最有專注力的一年』跟『深度職場力』都指出，當我們遇到到一個跟工作有關的突發任務時，你必須將注意力轉移到另一項活動上；之後要將注意力帶回你日常的工作並不容易，這牽涉到重新啟動的成本，你必須花費一段時間才能重新進入流程。要是我們能一心一意專注於最重要的個人目標，而非忙著回覆每則電郵或簡訊，或是急著查看每個手機通知，就會擁有更高的效能。
知識工作者基本上將注意力分散在兩條平行軌道：一條是執行的工作內容本身，另外一條是隨時持續且超載的、關於工作內容電子交談。
在2018年相關統計是，半數的工作者，每六分鐘就檢查一次email 或是Slack（電子交談）。事實上，最普遍的狀況是每一分種檢查一次email 或是即時通訊，而你不停的被湧入的紛雜email 干擾，你的心智隨著不同的request 切換到不同的專案或是行政事務上，工作效率反而是降低的。
作者從email 怎麼變成現在這個樣子談起，這是 email 發明者完專案看板全沒預料的結果。我們剛開始使用智慧型手機，你知道你可以回覆客戶問題，或是迅速回應不同時區的同事，而他們也知道他們找的到你，於是發出更多問題，期待更快速的回應。雙方對於期待越高，你感受到更快回應的壓力。
作者提到專注力資本原則，因為知識生產者並不像勞力那樣可以被密切監督產出，所以如果找出可優化大腦的能力，持續為資訊加值的工作流，可以大幅提升知識產業的生產力。當我們有意識的慢下來，可以把專注力放在正在執行的工作上，如此一來，工作便可以更有效率，並且在相同時間有更多價值的產出。
如果是組織可以怎麼做呢？
專案看板
作者提到了一家公司因為生產力低落，而開發了一套工作系統，他們把日常的工作大部分放在協作的專案管理看板上，全部的資訊都在專案看板上。這個看板上可以看到許多細分的工作、負責人與進度。好處是，員工只要打開某一個專案，他的專注力都會在這個專案上，專心且單一的執行工作，而這個專案的所有資訊也都在這個看板上，而不是散落在某一個人的email 裡。
優化知識工作生產流程
如果想樣好的推進所有的工作進度，如何讓流程有效率？好的工作生產流程應該是盡量減少工作進行的模糊狀態，以及未排定的通訊量。這些流程應該包含
- 容易評估誰在做什麼？做得如何？
- 無需大量的未排定通訊便可以展開工作
- 有明確的程序可以更新任務指派
專業化原則是少即是多的改念。如果你設計的工作流程將大部分的時間在不受打擾下，專注做他們專長的活動，你所創造的總價值會遠高於相同的工作者。
如果是個人可以怎麼做呢
個人看板
看板也可以用在管理自己的行程上。可以把要做的事情分成三欄，分別是「選項」、「進行中」、「完成」
- 為每一個角色都做一個看板
- 安排定期檢討會議
- 增加「待討論」欄位
- 增加「等候回覆」欄位
其實個人看板就像是一個小型的供應鏈管理的概念，將我們要做的事情分門別類且一目了然的呈現。另外，作者也提出兩個概念可以節省個人工作的時間：
- 將不擅長的事情外包：把耗費你心力但又做不好的事情外包吧，這樣你可以專注在你擅長的事情上
- 用盡責換取自治：如果你把自己本身工作做好，你可以提出用有價值的工作交換自由度，證明你可以管好你自己，不需要micro-managment
我想起工作的第一年，因為還不熟悉工作文化，在郵件上戰戰兢兢，生怕做錯事。有一次，跟研發人員因為某一個專案而有些爭論，郵件來來回回的你一言我一語，當我正埋頭想要回復3個小時內已經來來回回10幾封的郵件時，我的直屬上司走過來了，他說『拿起你的電話，直接召開一個會議。郵件不是聊天工具。』
當時的我覺得很委屈，我還覺得我生產力超高，一直有推進問題（其實根本沒有，因為一個問題解決可能會產生另一個問題）。這件事對我衝擊很大，直到我召開完電話會議，總共才30分鐘，大家對自己要做什麼事情一目瞭然。而郵件只是做來更新會議記錄跟各項目負責人的工具，而不是專案管理的工具。
這本書在某方面更手把手的教我們，不論你是組織或是個人，怎麼在郵件超載下，管理自己的工作跟生活，運用一些小技巧，有更好的產出並且達成工作目標，對於職場人而言，是很好的工具書，推薦給大家。
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